ভার্চুয়াল অফিস কি – (What Is Virtual Office in Bengali)

ভার্চুয়াল অফিস কি (What Is Virtual Office in Bengali) ? এর উপকারিতা, সুবিধা, অসুবিধা গুলো ও কি কি পাবেন এই অফিসে ? এই বিষয়গুলো সম্পর্কে আজকে আমরা বিস্তারিত আলোচনা করতে চলেছি।

ভার্চুয়াল অফিস কি
ভার্চুয়াল অফিস মানে কি ?

কর্মজীবন থেকে দৈনন্দিন জীবনযাত্রা, এই একবিংশ শতাব্দীতে জীবনের সমস্ত ভাগেই দেখা গিয়েছে এক আমূল পরিবর্তন।

কারণ, আমাদের জীবন এখন অনেকটাই ডিজিটাল যন্ত্রপাতি ও প্রযুক্তির উপর নির্ভরশীল হয়ে পড়েছে।

যার ফলস্বরূপ, মানব জীবন আগের তুলনায় অনেকটাই দ্রুততর ও সহজতর হয়ে দাঁড়িয়েছে। 

আর, এই ডিজিটাল প্রযুক্তিরই এক অবিশ্বাস্য অবদান হল ভার্চুয়াল বা ডিজিটাল জগৎ।

ভার্চুয়াল শব্দটা বেশ মজাদার।

এই যে আমরা ইন্টারনেট বা আমাদের মোবাইল ব্যবহার করে, ফেসবুক এবং ইনস্টাগ্রামের মতো সোশ্যাল মিডিয়া প্ল্যাটফর্মে নিজেদের নামে কোনো প্রোফাইল বা অ্যাকাউন্ট খুলি,

তা কিন্তু শুধু কম্পিউটার বা মোবাইল স্ক্রিনের মধ্যেই সীমাবদ্ধ হয়ে থাকে।

অথচ, বাস্তব জগতে কোনো ইলেক্ট্রনিক যন্ত্র ছাড়া আমরা কিন্তু ওই প্রোফাইল গুলোর কোনো উপস্থিতিই অনুভব করি না।

তবুও আমরা জানি যে, আমাদের নামের প্রোফাইল গুলোর অবশ্যই অস্তিত্ব রয়েছে।

তাই, ভার্চুয়াল ওয়ার্ল্ড বা জগত আমাদের স্পর্শ বা অনুভূতির সাহায্যে বোঝা না গেলেও, যন্ত্রের দুনিয়াতে তার উপস্থিতি কিন্তু সম্পূর্ণভাবে সত্য। 

আমাদের আজকের এই আর্টিকেলে আমরা আলোচনা করবো,

ভার্চুয়াল অফিস কাকে বলে  বা ভার্চুয়াল অফিস বলতে কি বুঝায়, এর উপকারিতা, সুবিধা, অসুবিধা গুলো ও কি কি পাবেন এই অফিসে ? এই বিষয়গুলো সম্পর্কে

চলুন প্রথমে জানি, What is virtual office ?

ভার্চুয়াল অফিস কি ?

বর্তমান সময়ে অফিস মানেই কিন্তু আর বিশাল বড়, ঝাঁ চকচকে মাল্টি-স্টোরিড বিল্ডিংই হতেই হবে, তা কিন্তু নয়।

করোনা মহামারীর দৌলতে আমরা সকলেই কম-বেশি ওয়ার্ক-ফ্রম-হোমের ধারণা পেয়েই গেছি।

ঠিক তেমনই, ধীরে-ধীরে ফিজিক্যাল অফিসের বদলে আমাদের সমাজে জায়গা করে নিয়ে ভার্চুয়াল অফিসের ধারণাটি।

ফিজিক্যাল অফিসের ক্ষেত্রে একটা নির্দিষ্ট ফিজিক্যাল অ্যাড্রেস বা ভৌত ঠিকানা থাকে।

যেখান থেকে সমস্ত কর্মীদের অফিসের ঠিকানাতে উপস্থিত থেকে কাজ সামলাতে হয়।

অন্যদিকে, “Virtual Office“, হল এমন একটা কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠান, যেটা একক ইউনিট হিসেবে কাজ করে থাকে এবং যার একটা নির্ধারিত ফিজিক্যাল মেইলিং অ্যাড্রেস থাকলেও, কর্মীরা বিশ্বের যেকোনো প্রান্তে বসে, অফিসের ঠিকানাতে উপস্থিত না থেকেও কোম্পানির কাজ চালিয়ে যেতে পারে।

সোজা ভাবে বললে,

ভার্চুয়াল অফিসে হলো এমন এক ধরণের পরিষেবা যার মাধ্যমে employees এবং business owners দের remotely কাজ করার সুবিধা দিয়ে থাকে।

একটি ব্যবসা পরিচালনা করার জন্যে প্রয়োজনীয় বিভিন্ন সা-সুবিধা গুলো এখানে দেওয়া হয়ে থাকে যেগুলোকে ইন্টারনেটের মাধ্যমে এক্সেস করা সম্ভব।

তবে, এই ধরণের অফিসেও ফিজিক্যাল অফিসের মতো ভিডিও কনফারেন্সিঙ, ফোন আন্সসারিং পরিষেবা বা মিটিং রুমের ভার্চুয়াল ব্যবস্থাও থাকে।

আর, মূলত ইন্টারনেন্ট ব্যবস্থা ও ইলেক্ট্রনিক ডিভাইসের উপর নির্ভর করেই গড়ে ওঠে ভার্চুয়াল অফিস।   

ভার্চুয়াল অফিসের উপকারিতা (BENEFITS):

যেহেতু, ভার্চুয়াল অফিসগুলো একটা গোটা ইউনিট হিসেবে কাজ করে, তাই এখানে কোনো নির্দিষ্ট লোকেশন থেকে কাজ করার প্রয়োজন পড়ে না।

আর, কোনো কাজের বিষয়ে কোনো ভৌগোলিক বাধা না থাকায়, বেশিরভাগ সময়েই স্টার্টআপ ও ছোট-খাটো ব্যবসা গুলো এই ধরণের অফিসের ধারণাতে কাজ করতে চায়।

কারণ, এই ধরণের অফিসে জমি লীজের খরচা কিংবা প্রশাসনিক কর্মী নিয়োগের খরচা থাকেনা বললেই চলে, যা নতুন কোম্পানিগুলোকে ঋণের বোঝা বাড়ানোর থেকে রক্ষা করতে পারে।

এছাড়াও, ওয়েব-নির্ভর অফিস সফটওয়্যার ও পরিষেবা, যথা- ভিডিওকনফারেন্সিঙ ও ইত্যাদির ব্যাপক উন্নতির কারণে ভার্চুয়াল অফিসগুলো দারুণভাবে উপকৃত হয়েছে।

আসুন, তাহলে আমরা জানি, এই ভার্চুয়াল অফিসের উপকারিতাগুলো সম্পর্কে –

সীমাহীন কর্মক্ষেত্রএই ধরণের অফিসে বিশ্বের যেকোনো প্রান্ত থেকে কর্মী নিয়োগ ও পরিচালনা করা সম্ভব। যার ফলে, এখানে ফিজিক্যাল লোকেশন থেকে কাজ না করলেও চলে।

ইন্টারনেট মাধ্যমের সহজলভ্যতা মেসেজিং পরিষেবা ও ভিডিওকনফারেন্সিঙের উন্নতি ভার্চুয়াল অফিসের ধারণাকে বাস্তবে রূপ নিতে যথেষ্ট সাহায্য করেছে।

যা কর্মীদের ভৌগোলিক সীমাবদ্ধতাকে কর্মপ্রবাহে বাধা হয়ে উঠতে দেয় না।

ফলে, কাজের গুণগত মান ও পরিমাণ দুই-ই বৃদ্ধি পেতে পারে।    

কম ব্যয়সাপেক্ষযেকোনো প্রথাগত ফিসিক্যাল অফিসের তুলনায় ভার্চুয়াল অফিস তৈরী ও পরিচালনা করার খরচা অনেকটাই কম।

কারণ, এখানে অফিসের জন্যে নির্দিষ্ট কোনো জমি কেনার বা ভাড়া নেওয়ার প্রয়োজন থাকে না।

আর, যেহেতু কর্মীরা নিজেদের ইচ্ছেমতো যেকোনো স্থান থেকেই কাজ করতে পারে,

তাই তাদের জন্যে কোনো বিশেষ সুযোগ-সুবিধার ব্যবস্থাও করার প্রয়োজন পড়ে না।   

নমনীয় ব্যবস্থাপনা এই ভার্চুয়াল অফিসগুলো তাদের ব্যবসার বৃদ্ধির জন্য স্বাধীনভাবে কর্মী নিয়োগ ও কর্মসংস্থানের বিকল্পগুলো কমাতে-বাড়াতে পারে।

উচ্চহারের উৎপাদনশীলতাএই ধরণের অফিস ব্যবস্থাপনাতে সার্বিকভাবে উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি পেতে পারে।

এখানে কর্মীরা কোনোরকমের কোনো যাতায়াত না করেই, ঘরে থেকেই অফিসের কাজ সম্পূর্ণ করার স্বাধীনতা ভোগ করতে পারে।

এছাড়াও, কোম্পানিগুলো তাদের ইচ্ছেমতো পৃথিবীর যেকোনো প্রান্তের মানুষকে নিজেদের কাজের দায়িত্ব দিয়ে থাকে।

ফলে, এখানে আঞ্চলিক কর্মী নিয়োগের কোনো বাধ্যবাধকতা থাকে না।

ভার্চুয়াল অফিসের সুবিধা (ADVANTAGES):

একটা ভার্চুয়াল অফিসের অনেকগুলো সুবিধা আছে, যথা –

নমনীয়তা:

এই ধরণের মডেলে কাজের কোনো ভৌগলিক পরিসীমা না থাকায়, আপনি ও আপনার দলের সকলেই বিশ্বের যেকোনো প্রান্তে, যখন খুশি-যেভাবে খুশি নমনীয়ভাবে কাজ চালাতে পারবেন।

এমনকি, আপনি বিশ্বের সেরা ট্যালেন্টদের হায়ার করেও কাজ করাতে পারবেন।

স্থায়ী অফিসের তুলনায় কম ভাড়া:

একটা গোটা অফিস ভাড়া করা বা কেনার পরিবর্তে, আপনি ভার্চুয়াল অফিস স্পেস ভাড়া করতে পারবেন।

এখানে আপনাকে আলাদা করে অফিস সাজানোর দরকার হবে না।

কারণ, এখানে আপনি কেবলমাত্র ভাড়ার বিনিময়ে একটা অফিস সেটআপ ব্যবহার করবেন।

এর পাশাপাশি, আপনি সেখানকার কিছু পরিষেবা, যথা – রিসেপশনিস্ট, অ্যাসিস্ট্যান্ট পরিষেবাও পাবেন।

যা আপনার ব্যবসা চালানোর খরচ অনেকটাই কমাবে।   

পেশাদারি অস্তিত্ব প্রতিষ্ঠা করা:

স্টার্টআপ ব্যবসার ধারণা ব্যাপকভাবে জনপ্রিয় হওয়ায়, এখানে যথেষ্ট চ্যালেঞ্জও তৈরী হয়েছে।

তাই, ক্লায়েন্টদের মন জয় করার জন্যে অনেক স্টার্টআপ উদ্যোক্তারাই কম খরচে পেশাদার উপস্থিতি তৈরী করতে ভার্চুয়াল অফিসের সাহায্য নেয়।

এই ধরণের অফিস কাঠামো ক্লায়েন্টদের বিশ্বাস অর্জন করতে দারুণভাবে সাহায্য করে।

অথচ, এই ধরণের অফিসে সেটআপের খরচও যথেষ্ট কম।  

রক্ষণাবেক্ষণের দ্বায়িত্ব নেই:

যেহেতু, ভার্চুয়াল অফিস স্পেস আপনার কেনা জমি নয়, তাই এখানে কোনোরকমের ক্ষতির দায় বা রক্ষনাবেক্ষণের খরচের দ্বায়িত্বও আপনার নয়।

নিরাপত্তা ও সুরক্ষা:

অনেক সময়েই দেখা যায় যে নতুন উদ্যোক্তাদের নিজস্ব বাড়ির ঠিকানাতেই তাদের বিসনেস লাইসেন্স রয়েছে, যা তাদের ব্যক্তিগত জীবনে সম্যসার কারণ হতে পারে।

তাই, নিজেদের নিরাপত্তা ও সুরক্ষার খাতিরে একটা ভার্চুয়াল অফিস থাকাটা একান্তই জরুরি।  

ভার্চুয়াল অফিসের অসুবিধা (DISADVANTAGES):

সুবিধার পাশাপাশি, ভার্চুয়াল অফিসের বেশ কিছু অসুবিধাও রয়েছে, যেমন-

অফিস ব্যবহারের পরিকল্পনা:

অনেক সময়েই ভার্চুয়াল অফিসের ক্ষেত্রে আগে থেকে কনফারেন্স রুম বা ডেস্ক বুক করতে হয়।

এর ফলে, যেসব ব্যবসাতে ঘনঘন ক্লায়েন্ট মিটিং হয়, তাদের কাছে ব্যাপারটা বেশ অসুবিধাজনক হবে।

সীমিত পরিষেবা:

অনেকক্ষেত্রেই শুধুমাত্র কনফারেন্স রুম ভাড়া পাওয়া সম্ভব না।

আর, সেখানে টেলিকনফারেন্সিং বা ভিডিও কনফারেন্সিঙের জন্যেও সময় নির্ধারিত করা হয়, যা খুবই সীমিত সময়ের হয়ে থাকে। 

এর ফলে, অনেক ব্যবসার কাছেই এটা চ্যালেঞ্জিং মনে হয়।   

পরিষেবার সীমিত অ্যাক্সেস:

হয়তো আপনার ভার্চুয়াল অফিসের মেম্বারশিপ প্ল্যান আপনাকে সপ্তাহে মাত্র কয়েকদিনের জন্যেই অফিসে আসার অনুমতি দেয়, তাও আবার উইকডে ও স্ট্যান্ডার্ড ওয়ার্কিং আওয়ার মেনে; যেটা হয়তো আপনার কাজের সময়ের সাথে সবসময় নাও মিলতে পারে।

কি কি পাবেন এই অফিসে ?

একটি ভার্চুয়াল অফিসে আপনি একাধিক পরিষেবা পেতে পারেন।

এই পরিষেবাগুলো মূলত আপনার কাজ, চাহিদা ও নির্বাচিত প্যাকেজের উপর নির্ভর করে।

তবে, বেশিরভাগ ভার্চুয়াল অফিসেই আপনি নিম্নলিখিত পরিষেবাগুলো পেতে পারেন –

১. প্রয়োজনীয় ফিসিক্যাল অফিস স্পেস:

সাধারণত, নিজের ক্লায়েন্ট বা বিনিয়োগকারীদের আকৃষ্ট করতে একটা ছোট বা বড় অফিস স্পেসের প্রয়োজন হয়েই থাকে।

সেক্ষেত্রে, যেকোনো ভার্চুয়াল অফিসেই কনফারেন্স রুম, ফ্লোটিং ডেস্ক আপনি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী আলাদা ভাবে ভাড়া করতেই পারেন।

এইবার আপনি আপনার বাজেট ও পছন্দমতো অফিস স্পেসের ব্যবস্থা করতে পারবেন।

২. মেইলিং পরিষেবা:

বেশিরভাগ ভার্চুয়াল অফিসেরই দামি মেইলিং পরিষেবা থাকে।

এই পরিষেবাগুলো আপনার অফিসের হয়ে মেইল ও ডেলিভারি সাইন ও আদান-প্রদান করে থাকে।

এমনকি, কিছু কিছু মেইলিং পরিষেবার নিজস্ব লেটার-ওপেনিং ও স্ক্যান করারও ব্যবস্থা থাকে।

সুতরাং, এখানে আপনাকে আলাদাভাবে চিঠি বা নথি সংগ্রহ বা স্ক্যান করতে হবে না।

৩. লাইভ আনসারিং পরিষেবা:

লাইভ আনসারিং পরিষেবা বা ভার্চুয়াল রিসেপশনিস্টরা আপনার ব্যবসার যাবতীয় কলিং-এর দায়িত্ব নিয়ে থাকে।

এখানে আপনার ব্যবসার প্রসার ঘটাতে কাস্টমার সার্ভিস কর্মীরা কাস্টমাদের কল করে বা পরামর্শ দিয়ে সাহায্য করে।

এরা মূলত, কাস্টমারদের ব্যবসা-সংক্রান্ত নানা প্রশ্নের উত্তর দিয়ে আপনার ব্যবসার একটা পেশাদারি ইমেজ গড়ে তুলতে সহায়তা করে।

কাস্টমারদের সাথে সরাসরি যোগাযোগ গড়ে তুললে, তা আপনার ব্যবসার উৎপাদনদশীলতা বাড়াতেও যথেষ্ট সাহায্য করে।   

৪. টেলি ও ভিডিও কনফারেন্সিং পরিষেবা:

ভার্চুয়াল অফিস সেটআপে পেশাদার ও ভালোমানের টেলি ও ভিডিও কনফারেন্সিং টুল ব্যবহার করাটা খুবই জরুরি।

আর, এই টুলগুলো পেশাদারি কায়দাতে নিয়ন্ত্রণ করার জন্যে বেশিরভাগ ভার্চুয়াল অফিসেই যথেষ্ট যোগ্য কর্মীদেরই নিয়োগ করা হয়।   

৫. প্রিন্টিং ও ফ্যাক্স পরিষেবা:

কিছু কিছু ভার্চুয়াল অফিসে জেরক্স, ফ্যাক্স ও প্রিন্টিং পরিষেবার ব্যবস্থা আছে।

আবার, অনেক ভার্চুয়াল অফিসে অন-সাইট কর্মীদের দল থাকে, যারা সেই অফিসের হয়ে এই কাজগুলো করে।

তবে, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে এই পরিষেবাগুলো ব্যবহারের সীমাবদ্ধতা থাকে।

তাই, আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী এই পরিষেবাগুলো পাওয়ার চুক্তি করতে পারেন।

এই পরিষেবার সুবিধা হল এই যে, আপনাকে আলাদা করে কোনো জেরক্স, ফ্যাক্স বা প্রিন্টিং মেশিনের পিছনে খরচ করতে হয় না।   

৬. ভার্চুয়াল অ্যাসিস্ট্যান্ট:

ভার্চুয়াল অ্যাসিস্ট্যান্টরা দারুণভাবে কোনো কোম্পানির উৎপাদনশীলতা বাড়াতে পারে।

একজন সাধারণ অ্যাসিস্ট্যান্টের তুলনায় একজন ভার্চুয়াল অ্যাসিস্ট্যান্ট ঘন্টার ভিত্তিতে কাজ করে।

এরা সাধারণত নিজেদের কাজে খুবই দক্ষ ও প্রশিক্ষিত হয় এবং যেকোনো প্রশাসনিক কাজ এরা দ্রুত হাতে সামলাতে পারে।

আর, এদের পরিষেবাও যথেষ্ট কম ব্যয়সাপেক্ষ।   

৭. ভার্চুয়াল ফোন নম্বর:

অধিকাংশ ভার্চুয়াল অফিসেই একটা আলাদা ভার্চুয়াল ফোন নম্বরের ব্যবস্থা থাকে, যাতে আপনার ব্যবসার জন্যে আপনাকে আপনার ব্যক্তিগত ফোন নম্বর ব্যবহার না করতে হয়।

আপনি আপনার ডেস্কটপ বা মোবাইল অ্যাপ থেকে সহজেই এই ভার্চুয়াল নম্বরগুলোর অ্যাক্সেস পাবেন।

এই নম্বরের ব্যবস্থা যেকোনো ভার্চুয়াল অফিস মেম্বারশিপ প্ল্যানেই আপনি পেতে পারেন।

৮. ক্লাউড-বেসড টুলের অ্যাক্সেস:

এমন অনেক ভার্চুয়াল অফিস আছে, যারা আপনাকে ক্লাউড-বেসড SaaS tool-এর অ্যাকসেস দেয়,

যেমন – প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল, এমএস অফিস ও ইত্যাদি।

 

আমাদের শেষ কথা,,

আমাদের আজকের, ভার্চুয়াল অফিস নিয়ে লেখা আর্টিকেলটি এখানেই শেষ হল। 

আশা করছি, ভার্চুয়াল অফিস কি এবং এর সুবিধা অসুবিধা গুলো আপনারা ভালো করে বুঝতে পেরেছেন।

ভার্চুয়াল অফিসের বিষয়ে কোনো অন্য প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকলে, নিচে কমেন্ট করে অবশই জানাবেন।

 

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to Top